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Frais propres à l’employeur – renversement de la charge de la preuve en faveur de l’ONSS

last modified Feb 27, 2017 03:42 PM
La loi-programme du 23 décembre 2009 prévoit un renversement de la charge de la preuve – en matière de sécurité sociale – en ce qui concerne les remboursements forfaitaires de frais professionnels.

Réglementation antérieure

Le remboursement des frais exposés par un travailleur dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail ne constitue pas de la rémunération et n’est donc pas soumis aux cotisations de sécurité sociale. L’employeur peut décider de rembourser les frais professionnels soit sur base de justificatifs soit au moyen d’une indemnité forfaitaire. Dans le second cas, l’indemnité forfaitaire doit être raisonnablement proportionnelle aux frais professionnels réellement exposés. En pratique, on recourt fréquemment à une indemnité forfaitaire afin de simplifier l’administration et lorsque les frais peuvent difficilement être prouvés à l’aide de justificatifs.

L’Office National de Sécurité Sociale (ONSS) continuait de prétendre que l’employeur devait prouver que l’indemnité forfaitaire était raisonnable et constituait le remboursement de frais réels, et ce alors même que la Cour de cassation avait expressément précisé que la charge de la preuve du caractère rémunératoire d’une telle indemnité reposait sur l’ONSS

La loi-programme

Afin de faciliter l’administration de la preuve en matière de remboursement de frais professionnels, le législateur a prévu dans la loi-programme un renversement de la charge de la preuve en faveur de l’ONSS.

Le renversement de la charge de la preuve est inspiré de la réglementation fiscale en vigueur selon laquelle l’employeur doit apporter une double preuve : l’employeur doit en effet prouver d’une part le caractère professionnel des frais et d’autre part la réalité des frais.

Le renversement de la charge de la preuve en matière de sécurité sociale a pour effet d’introduire une réglementation similaire, à la seule différence que, contrairement à la situation qui prévaut en matière fiscale, il n’existe aucune possibilité de conclure un ruling préalable avec l’ONSS concernant le montant des indemnités forfaitaires octroyées aux travailleurs.

Dorénavant, l’employeur devra donc être en mesure de prouver vis-à-vis de l’ONSS également tant le caractère professionnel que la réalité des frais remboursés forfaitairement. L’employeur pourra apporter cette preuve par toutes voies de droit, à l’exception du serment.

La constitution d’un dossier solide et bien documenté deviendra donc un « must » afin de se prémunir d’une requalification (d’une partie) de l’indemnité forfaitaire de frais en rémunération, avec toutes les conséquences qui peuvent en découler. A cette fin, l’employeur pourra par exemple collecter toutes les pièces justificatives pendant une période de 3 mois, afin d’en dégager une moyenne raisonnable permettant de déterminer le montant de l’indemnité forfaitaire de frais.

Cette nouvelle règlementation est entrée en vigueur le 1er janvier 2010.

Didier Berckmans, Avocat/Advocaat, Tél.: + 32 800 70 66, E-mail: diberckmans@laga.be  
Thomas Martens, Avocat/Advocaat, Tél.: + 32 56 59 43 35, E-mail: thmartens@laga.be

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